Comment bien choisir une plateforme de tenue de dossier numérique?

Nous pourrions vous faire une simple comparaison, biaisée de surcroît, entre notre plateforme et celles de nos concurrents. Psylio est une plateforme en constante évolution (hey oui, il y a des mises à jour toutes les semaines) et il est donc difficile de la comparer. Nous désirons plutôt vous aider à vous poser les bonnes questions pour répondre à votre besoin.

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5 astuces pour choisir la bonne plateforme de tenue de dossier

Ce qui ne se retrouvent pas nécessairement dans les guides, normes, exigences, règlements relatif à la tenue de dossier, mais qui pourrait vous être fort utile!

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Quelles sont les exigences de votre ordre professionnel, s’il y a lieu, ou la législation en vigueur en matière de conservation des données confidentielles?

Si vous êtes membre d’un ordre professionnel, il est essentiel de vous informer en ce qui concerne les exigences concernant la tenue de dossiers numériques. Cela inclut notamment la question de la conservation des données, le lieu et le mode d’hébergement des données, le cryptage des données, la copie de sauvegarde, etc. Par ailleurs, en fonction de la nature de votre pratique, vous devez également vous assurer de respecter les lois en vigueur dans votre province ou dans votre pays. Par exemple, pour le Québec, en matière de tenue de dossier il est important de savoir si vous êtes régi par la Loi sur la protection des renseignements dans le secteur privé ou par la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels.

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Identifier vos besoins en matière de tenue de dossier

Ce n’est pas toujours facile de penser à tout! C’est pourquoi nous vous proposons différentes pistes de réflexion afin de vous aider à trouver ce qui répondra le mieux à vos besoins. Il n’y a pas qu’une seule solution, mais vous devez identifier VOTRE solution. Pour ce faire, nous vous suggérons de prendre le temps de clarifier vos besoins.

Souhaitez-vous pouvoir téléverser des documents? Si oui, quels formats et quelle taille? Certains recherchent uniquement une plateforme de tenue de dossiers alors que d'autres souhaitent un outil qui permet également de gérer l’agenda, la prise de rendez-vous, la facturation, etc. Accordez-vous une importance à la langue dans laquelle est configurée la plateforme? Souhaitez-vous communiquer avec vos clients directement à partir de la plateforme? Par exemple, en leur envoyant des courriels, des formulaires à compléter ou autres.
Au-delà de l’utilisation de la technologie, vous sentez-vous en mesure d’en faire un usage sécuritaire? Savez-vous ce qu’est une copie de sauvegarde? Vous sentez-vous à l’aise d’en faire ou préférez-vous que la responsabilité soit assumée par la plateforme? Savez-vous comment protéger votre ordinateur et vos données si elles sont enregistrées sur ce dernier? Cela aura un impact sur le type d’hébergement ou de stockage souhaitable pour vos données.
Selon votre contexte de pratique, il est possible que vous souhaitiez pouvoir partager des informations directement par la plateforme. Est-ce que la gestion de l’agenda et de la facturation sont faites par une tierce personne qui a besoin d’avoir accès à certaines informations tout en conservant la nature confidentielle de vos dossiers? Ou vous gérez le tout vous-même?
Il importe également de se questionner sur vos habitudes et sur vos besoins en termes de rédaction. Rédigez-vous toujours à partir du même appareil, avez-vous toujours accès à internet au moment où vous faites de la tenue de dossiers?
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Le service à la clientèle

Pour certains le service à la clientèle est un élément déterminant dans le choix d’une plateforme. Avoir accès à une équipe technique disponible, mais aussi à du soutien au niveau clinique peut être très intéressant considérant toutes les spécificités relatives à la tenue de dossiers des professionnels en relation d’aide. Nous vous recommandons de vérifier ce que comprend le service à la clientèle de la plateforme qui vous intéresse afin de vous assurer d’avoir réponse à vos besoins. Une bonne façon de la faire pourrait être d’utiliser la période d’essai gratuite pour tester non seulement les fonctionnalités, mais aussi le service à la clientèle afin de vous assurer que l’expérience est agréable et qu’elle répond à vos besoins!

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Le budget à votre disposition et les différents plans proposés

Bien qu’une plateforme de tenue de dossier fasse partie des dépenses admissibles pour les travailleurs autonomes, il importe d’identifier le budget à votre disposition et d’avoir une idée claire de ce qui est inclus dans la tarification; fonctionnalités, mises à jour, accès à du support, nombre de dossiers, etc.

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Politique d’annulation, politique de confidentialité, durée du contrat de services et récupération de vos données en cas de besoin.

On parle ici de s’attarder aux aspects juridiques plus particulièrement afin de s’assurer de ne pas avoir de mauvaises surprises. N’hésitez pas à vous entourer des bonnes personnes au besoin!

  • a ) Devez-vous signer un contrat à durée déterminée ou avez-vous la liberté d’y mettre fin à n’importe quel moment?
  • b ) Y-a-t-il des frais en cas de résiliation du contrat?
  • c ) Qu’arrive-t-il à vos données si vous décidez d’arrêter de pratiquer ou que vous changez de format ou de plateforme de tenue de dossier? Sont-elles facilement exportables? Sous quel format?
  • d ) Est-ce que vos dossiers sont facilement transférables à votre cessionnaire en cas de besoin?
  • e ) Est-ce que vous ou votre cessionnaire devrez continuer de payer votre plateforme pour continuer d’avoir accès à vos dossiers?

Évidemment, il est possible que les plateformes disponibles ne répondent pas à 100% à votre idéal. C’est alors qu’il importe de prioriser ce qui est le plus important pour vous et d’y aller vers la plateforme qui vous offrira le plus haut niveau de satisfaction!

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