Psylio et la pratique orthopédagogique: vers une professionnalisation de la tenue de dossier

En collaboration avec l'ADOQ.

Dans la foulée de la professionnalisation de l’acte orthopédagogique, il devient impératif de se pencher sur la tenue de dossier et le traitement des informations détenues par les personnes œuvrant auprès des élèves et des étudiants présentant des difficultés d’apprentissage.

Cet article vous permettra de démystifier le type de document à produire en fonction des actions posées et des moments de l’année.

Des encadrements diversifiés

Il est primordial pour les orthopédagogues de savoir en vertu de quelle(s) loi(s) ils interviennent, puisque cela a un impact important sur la tenue de dossier. Les notions de consentement, d’accès aux dossiers, de confidentialité, etc. sont notamment régies par des lois. Le Code civil du Québec ainsi que la Charte des droits et libertés de la personne contiennent, entre autres, des articles importants en matière de confidentialité et le droit à la vie privée.

Actuellement, l’orthopédagogie est une profession qui peut s’exercer dans différents contextes. Comme cet acte professionnel n’est pas encore régi par un Ordre, il appartient à chacun, selon son contexte, de respecter les normes établies. Notamment, en matière de conservation des renseignements personnels, il importe de se référer à la loi qui s’applique à votre contexte de pratique, soit la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé ou la Loi sur l’instruction publique.

Lorsque l’orthopédagogie se vit dans les réseaux de l’Éducation ou de la Santé et des services sociaux, ce sont les règles internes et les lois applicables qui balisent les informations qu'un intervenant doit consigner, où et à quelle fréquence il doit le faire.

En cabinet ou en pratique privée, s’il est membre de l’Association des orthopédagogues du Québec , ce sont les lignes directrices pour encadrer la tenue de dossier qui gouvernent l’orthopédagogue dans sa pratique, ainsi que le code de déontologie de l’association.

Une chose est certaine, c’est que la nature des actions posées par l’orthopédagogue, quel que soit son contexte de pratique, mérite rigueur et professionnalisme.

Laisser des traces claires de sa démarche, de l’évolution de l’élève et des actions qu’il reste à poser demeure une compétence non négligeable qui doit être développée par ces professionnels.

La tenue de dossier de l’orthopédagogue: QUOI, COMMENT et QUAND

Le règlement sur la tenue des dossiers et des cabinets de consultation des orthopédagogues du Québec indique que l’orthopédagogue est tenue de constituer un dossier pour chaque personne auprès de laquelle une intervention est réalisée et d’en assurer la mise à jour ainsi que la conservation. Cette tenue de dossier doit se faire dans le respect de la confidentialité et des règles en vigueur en matière de protection des données personnelles. Ces dossiers doivent contenir différentes informations comme :

• La date d’ouverture du dossier;
• Le nom du client à sa naissance, son sexe, sa date de naissance, son adresse et son numéro de téléphone et lorsque le client est mineur, inapte ou incapable, le nom du titulaire de l’autorité parentale ou de son représentant;
• Une description sommaire du motif de consultation;
• Une description sommaire des services professionnels rendus et leurs dates;
• La description du programme d’intervention et les recommandations;
• Les notations sur l’évolution du client à la suite des services rendus;
• Tout document relatif à la transmission de renseignements à des tiers et, notamment, tout document signé par le client autorisant la transmission de tels renseignements;
• Une copie de tout contrat de service ou de la description de toute entente particulière concernant la nature et les modalités d’une intervention;
• Les demandes de consultation faites à d’autres professionnels ou organismes le cas échéant.

Les notes orthopédagogiques sont à faire de façon régulière pour permettre de laisser une trace au dossier, avoir un suivi régulier de l’évolution des interventions. On devrait y retrouver les objectifs travaillés et le progrès réalisé par l’élève. Un gabarit de note orthopédagogique vous est proposé par la plateforme Psylio pour en faciliter la rédaction.

Le bilan orthopédagogique permet d’assurer un suivi des interventions. Il a pour fonction d’informer les intervenants qui œuvrent auprès de l’élève, ses parents et l’élève lui-même Concernant les interventions et leur impact sur les difficultés rencontrées par celui-ci. Le bilan permet de faire le point, de réajuster les interventions au besoin et d’orienter les services si tel est le cas.

Il peut se faire à la fin de l'année, entre deux blocs d’intervention, lorsqu’on prévoit un changement d’intervenant.e ou à la fin du service en orthopédagogie. Ce bilan est important également pour documenter des difficultés persistantes lorsque l’on souhaite contribuer à une démarche diagnostique ou lors de mise en place de mesures adaptatives, comme les aides technologiques à l’apprentissage. Ce bilan peut être déposé dans la section Documents de la plateforme Psylio.

Le rapport orthopédagogique, quant à lui, est l’outil pour rendre compte de l’évaluation orthopédagogique. Parfois, une évaluation orthopédagogique complète et la rédaction d’un rapport peuvent être nécessaires lorsque les difficultés persistent malgré les interventions réalisées auprès de l’élève et que l’on doit comprendre pour orienter les interventions futures. C'est une prise de données à un moment précis de la démarche orthopédagogique auprès de l’élève. Ce rapport devient une trace importante lors d'un processus diagnostic d’un trouble d’apprentissage en équipe multidisciplinaire, par exemple. Le rapport d’évaluation doit dresser un portrait spécifique des difficultés rencontrées par l’élève dans les sphères visées, présenter des observations, des résultats d’évaluation, une opinion professionnelle, mais ne doit pas poser de conclusion ou de diagnostic puisque cet acte est réservé à d’autres professions. L’orthopédagogue parlera d’impressions, par exemple. Ce rapport pourrait être enregistré dans la section «Documents» de la plateforme. Nous vous avons suggéré un PDF éditable qui peut vous permettre de sauver du temps!

La tenue de dossier, comme elle est structurée avec la plateforme Psylio, est une façon de s’assurer la confidentialité des informations relatives à la situation de l’apprenant.e et de trouver tout au même endroit (fiche profil, notes d’évolution, bilan et rapports, documents). L’outil a été développé en considérant les exigences des ordres professionnels en relation d’aide (OTSTCFQ, OPQ, OPSQ, OPPQ), autant en matière de sécurité qu’en ce qui concerne les normes de tenue de dossier.

Nous pouvons donc conclure que la tenue de dossier est tout aussi importante pour la personne qui soutient les élèves sur le plan pédagogique que psychosocial, même si la profession n’est pas encore régie par un ordre professionnel. Une plateforme de tenue de dossier comme Psylio permettra rigueur, convivialité et confidentialité qui doivent être au rendez-vous!

À propos de l’auteur

Roxanne Bélanger

Directrice opérations et services, B.ed, MBA

Accumulant plus de 18 ans d’expérience, Roxanne est une véritable leader dans le domaine de l’éducation et des opérations. Actuellement responsable des opérations et des services chez Optania, elle a occupé divers postes de direction, dont ceux de Directrice générale et Spécialiste de produit. Son parcours témoigne de son engagement indéfectible envers la gestion des affaires, ainsi que sa passion pour l’éducation.

Son passé d’enseignante en adaptation scolaire et en orthopédagogie lui donne une perspective unique et précieuse dans ses fonctions actuelles. Cette double expertise fait d’elle une figure respectée tant dans le domaine de l’éducation que dans celui des affaires.

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