Conditions Générales d’Utilisation

Dernière mise à jour : 6 février 2025

1. Introduction

Les présentes Conditions Générales d’Utilisation (« CGU ») définissent les droits et responsabilités entre les « Utilisateurs », les « Organisations » (désignés aussi par « vous » et « votre » et Optania Éducation inc. (désignée par « Optania », « nous », « notre », « nos » ), propriétaire de la plateforme Psylio (« Plateforme »).

Ces CGU s’appliquent à toute utilisation de la Plateforme, qu’elle soit effectuée à titre individuel, au nom d’une Organisation (telle qu’une clinique ou un organisme à but non lucratif) ou en tant que membre de celle-ci.

En accédant à la Plateforme, vous reconnaissez avoir lu, compris et accepté ces CGU. Si vous n’acceptez pas ces conditions, vous devez cesser immédiatement toute utilisation de la Plateforme.

Pour toute question concernant le traitement des données personnelles, veuillez consulter notre Politique Relative à la Vie Privée.

2. La Plateforme Psylio

2.1 Définitions

• Plateforme : L’application web Psylio (site web, plateforme web et version mobile) fournie par Optania.
• Utilisateur : Toute personne utilisant la Plateforme à titre individuel ou au sein d’une Organisation.
• Organisation : Entité regroupant plusieurs Utilisateurs, telle qu’une clinique ou un organisme à but non lucratif.
• Compte actif : Un compte payant ou un compte en mode gratuit pour lequel une connexion a été effectuée au cours des douze (12) derniers mois.
• Compte inactif : Un compte en mode gratuit sans aucune connexion effectuée depuis plus de douze (12) mois.
• Organisation active : Une Organisation de groupe payante ou une Organisation en mode gratuit pour laquelle au moins un compte associé est identifié comme actif.
• Organisation inactive : Une Organisation de groupe en mode gratuit pour laquelle tous les comptes associés sont identifiés comme inactifs.
• Contenu utilisateur : Données saisies, téléchargées ou générées par les Utilisateurs sur la Plateforme, y compris, mais sans s’y limiter, les renseignements personnels des Utilisateurs et les renseignements personnels de leurs clients.
• Fournisseur tiers : Organisation ou service externe utilisé par la Plateforme pour offrir des fonctionnalités spécifiques (ex. hébergement, sauvegarde, paiements en ligne).
• Force majeure : Événements imprévisibles échappant au contrôle d’Optania (ex. catastrophes naturelles, cyberattaques, pannes Internet).
• Usage particulier : Toute utilisation de la Plateforme qui dépasse le cadre prévu dans les présentes CGU, y compris son utilisation dans des contextes, pour des objectifs ou avec des attentes spécifiques non définis ou approuvés par Optania.

2.2 Description

Psylio est une application web permettant aux professionnels en relation d’aide de consigner, gérer, conserver et partager de manière sécuritaire des données dans le cadre d’une pratique professionnelle.

3. Conditions générales

3.1 Conditions d’inscription

L’inscription à la Plateforme est réservée aux personnes majeures (18 ans et plus).

Les Utilisateurs doivent être autorisés à agir pour une Organisation ou à exercer une pratique professionnelle conforme aux lois applicables.

3.2 Gestion des identifiants

Les identifiants (nom d’utilisateur, mot de passe) sont strictement personnels et confidentiels.

Optania n’assume aucune responsabilité pour la vérification de l’admissibilité, ni la confirmation de toute identité d’un Utilisateur.

Toute activité réalisée avec ces identifiants engage la responsabilité de l’Utilisateur ou de l’Organisation associée.

L’Utilisateur doit immédiatement signaler tout accès non autorisé à son compte à l’adresse suivante : prp@optania.com.

3.3 Gestion des rôles et permissions

Les Organisations sont responsables de :

• Configurer et vérifier les rôles et permissions accordés aux Utilisateurs autorisés.
• Assurer que seuls les membres disposant des autorisations nécessaires accèdent à des données sensibles ou confidentielles.

Optania décline toute responsabilité pour les violations de confidentialité résultant d’une mauvaise configuration des permissions ou des accès par l’Organisation.

3.4 Conformité légale et éthique

Les Utilisateurs s’engagent à respecter les lois, réglementations et normes déontologiques applicables à leur profession et à leurs activités. Toute réclamation, plainte ou litige lié à leur utilisation de la Plateforme relève de leur responsabilité exclusive.

4. Abonnement et paiements

4.1 Plans d’abonnement

Les fonctionnalités disponibles pour l’Utilisateur ou l’Organisation sont déterminées par le plan d’abonnement sélectionné. Ces plans peuvent inclure, notamment :

• Des limites sur le nombre d’Utilisateurs
• Une capacité de stockage définie
• Un accès à des fonctionnalités spécifiques
• Des intégrations avec des services tiers

4.2 Modifications des plans

Toute modification concernant la tarification ou la suppression du plan d’abonnement payant auquel l’Utilisateur ou l’Organisation est souscrite sera communiquée avec un préavis d’au moins 30 jours.

Les Utilisateurs ou les Organisations peuvent refuser ces modifications en cessant d’utiliser la Plateforme.

Optania se réserve toutefois le droit de modifier toute fonctionnalité de la Plateforme sans préavis.

4.3 Paiements et renouvellement

L’abonnement est renouvelé automatiquement le jour suivant la fin de la période couverte, qu’il soit mensuel ou annuel.

L’Utilisateur ou l’Organisation peut résilier l’abonnement à tout moment. Le renouvellement automatique prévu au début de la prochaine période sera désactivé. Aucun remboursement ne sera accordé pour la période déjà payée.

En cas de paiement invalide, une période de quatorze (14) jours est accordée pour permettre la mise à jour des informations de paiement. Passé ce délai, l’accès à la Plateforme sera limité au mode gratuit.

4.4 Limitation de l’application des rabais

Les rabais, promotions ou offres spéciales consentis par Optania sont strictement limités aux conditions spécifiques qui les accompagnent. Sauf indication contraire expresse :

• Les rabais ne sont applicables qu’à une seule fois par période de facturation ou transaction.
• Les rabais ne peuvent être combinés avec d’autres offres, et ne sont ni transférables ni cumulables.

Optania se réserve le droit de suspendre, modifier ou annuler tout rabais à tout moment et sans préavis pour les raisons suivantes :

• Non-respect des présentes CGU
• Utilisation frauduleuse ou non conforme des Rabais
• Toute autre raison jugée valide par Optania

Les Rabais ne s’appliquent pas rétroactivement et ne peuvent être réclamés après expiration de leur période de validité.

5. Hébergement et Fournisseurs tiers

5.1 Hébergement des données

Les données de la Plateforme sont hébergées exclusivement sur des serveurs situés au Canada. Optania s’engage à sélectionner des fournisseurs d’hébergement respectant les normes de sécurité applicables en matière de traitement de données sensibles.

5.2 Utilisation de Fournisseurs tiers

La Plateforme peut utiliser des services fournis par des tiers, tels que des solutions de paiement ou des outils d’intégration. Ces services sont soumis aux conditions d’utilisation des fournisseurs concernés, et Optania décline toute responsabilité quant à leur fonctionnement ou leurs politiques. Pour plus d’informations sur les services tiers, consultez notre page sur la sécurité.

5.3 Sauvegardes

Optania donne instruction au Fournisseur d’hébergement d’effectuer une copie de sauvegarde des données de l’Utilisateur et de l’Organisation une fois par période de 24 heures. Ces sauvegardes sont strictement destinées à la restauration des données en cas d’incident technique.

6. Propriété intellectuelle

6.1 Propriété des Utilisateurs

Les Utilisateurs et les Organisations conservent l’entière propriété des contenus qu’ils génèrent ou stockent sur la Plateforme. Toutefois, en utilisant la Plateforme, ils accordent à Optania une licence limitée, non exclusive et nécessaire pour :

• Héberger les données de manière sécurisée
• Effectuer des sauvegardes régulières
• Appliquer des mises à jour ou améliorer les fonctionnalités de la Plateforme
• Effectuer la suppression des comptes inactifs depuis plus de cinq (5) ans

6.2 Accessibilité et exportation des données

Le Contenu utilisateur reste accessible à l’Utilisateur responsable sur la Plateforme, sous réserve des critères de disponibilité définis dans les présentes CGU.

Les Utilisateurs et les Organisations peuvent demander l’exportation de leurs données pour des besoins de sauvegarde hors plateforme ou en cas de résiliation. Ces demandes doivent être adressées à l’équipe de soutien technique et seront traitées :

• Pendant les heures ouvrables (9 h à 17 h, heure de l’Est, du lundi au vendredi, sauf jours fériés)
• Dans un délai raisonnable après réception de la demande

Pour prévenir les demandes excessives, Optania peut appliquer une limite de deux (2) demandes d’exportation par utilisateur sur une période de trente (30) jours.

6.3 Propriété de la Plateforme

La Plateforme Psylio, incluant son code source, sa conception, ses algorithmes, sa documentation, son logo et sa marque de commerce, demeure la propriété exclusive d’Optania. Cette propriété est protégée par les lois applicables en matière de propriété intellectuelle.

6.4 Restrictions d’utilisation

Toute reproduction, modification, distribution ou utilisation non autorisée des éléments composant la Plateforme Psylio est strictement interdite sans l’autorisation écrite préalable d’Optania. Toute infraction à ces règles pourra entraîner des mesures légales appropriées.

7. Protection des données et confidentialité

7.1 Engagements d’Optania

Les données des Utilisateurs sont sécurisées selon des protocoles conformes aux normes de l’industrie.

• Optania s’engage à respecter les principes énoncés dans sa Politique relative à la vie privée.
• Optania respecte les lois applicables en matière de protection des données, telles que la Loi sur la protection des renseignements personnels du Canada et la Loi 25 au Québec.

7.2 Responsabilités des Organisations

Les Organisations sont responsables de la gestion du Contenu utilisateur pour l’ensemble de leurs membres. Elles doivent communiquer leurs intentions et obtenir les consentements requis auprès de leurs membres concernant l’utilisation de ce contenu.

7.3 Durée de conservation

Nous conservons les renseignements personnels recueillis jusqu’à ce qu’un Utilisateur ou une Organisation, selon le cas, demande leur destruction ou qu’un compte Utilisateur ou qu’une Organisation devienne inactif.ve pendant une période continue de cinq (5) ans.

Lorsqu’un compte est identifié comme inactif pendant une période continue de cinq (5) ans, les données associées seront supprimées de manière sécurisée dans un délai de quinze (15) jours, sauf dans le cas où une obligation légale ou contractuelle exige leur conservation.

7.4 Notifications préalables

Optania s’engage à informer les Utilisateurs et les Organisations par écrit, dans un délai raisonnable, avant toute suppression de compte ou de données associées en raison d’une inactivité prolongée.

8. Disponibilité et maintenance

8.1 Disponibilité

Optania s’engage à fournir des efforts raisonnables pour maintenir la disponibilité continue de la Plateforme. Toutefois, des interruptions temporaires peuvent survenir en raison de travaux de maintenance, de mises à jour ou d’améliorations techniques visant à optimiser les services.

8.2 Gestion des incidents

En cas d’incident entraînant une interruption, détecté par Optania ou signalé par l’Utilisateur ou l’Organisation, Optania s’engage à :

• Fournir une réponse initiale, si applicable, dans un délai raisonnable pendant les heures d’affaires
• Procéder aux travaux nécessaires pour résoudre l’incident dans les meilleurs délais

Pour les incidents signalés en dehors des heures d’affaires, Optania s’efforcera de répondre rapidement, en fonction de la disponibilité de l’équipe technique et de la gravité de l’incident.

8.3 Notification des maintenances

Optania s’engage à informer les Utilisateurs de toute maintenance planifiée avec un préavis raisonnable. En cas de maintenance urgente, une notification sera transmise dès que possible par l’un des moyens suivants :

• Messages directement affichés sur la Plateforme
• Publications dans la communauté Psylio sur Facebook
• Avis publiés sur le site web officiel de Psylio, ainsi que sa page de connexion
• Courriels adressés aux Utilisateurs

8.4 Limitations liées à la disponibilité

Optania n’est pas responsable des interruptions de service résultant de circonstances indépendantes de sa volonté, notamment :

• Les pannes d’infrastructure Internet ou réseau
• Les cas de Force majeure

9. Limitations de responsabilité

9.1 Exclusion de garantie

La Plateforme est fournie « telle quelle » sans aucune garantie explicite ou implicite, y compris celles relatives à ses performances ou à son adéquation à un Usage particulier.

9.2 Limitation des dommages

Dans les limites permises par la loi applicable, Optania exclut toute responsabilité pour les dommages indirects, consécutifs, punitifs, accessoires ou spéciaux, découlant de l’utilisation ou de l’incapacité d’utiliser la Plateforme, y compris en cas d’interruption ou de suspension des services logiciels, même si Optania a été informée de la possibilité de tels dommages.

La responsabilité totale d’Optania envers un Utilisateur ou une Organisation est strictement limitée au montant payé pour l’utilisation de la Plateforme au cours des douze (12) mois précédents jusqu’à concurrence de 1500$.

9.3 Soutien technique

Tout soutien technique est fourni exclusivement à la discrétion d’Optania et ne constitue pas une obligation contractuelle.

Les demandes de soutien peuvent être soumises par courriel via notre système de billetterie et seront traitées :

• Pendant les heures ouvrables (de 9 h à 17 h, heure de l’Est, du lundi au vendredi, à l’exclusion des jours fériés)
• Dans un délai raisonnable, tel que déterminé à la seule discrétion d’Optania

9.4 Exclusions spécifiques

Optania ne peut être tenue responsable des dommages ou pertes résultants :

• D’une mauvaise utilisation de la Plateforme par l’Utilisateur ou l’Organisation
• Des erreurs de configuration des permissions par l’Organisation
• Des interruptions de service dues à des événements de Force majeure ou à des incidents relevant de tiers (ex. Fournisseurs d’hébergement ou réseau Internet)

10. Résiliation

10.1 Résiliation par l’Utilisateur

Conformément à la clause 4.3, l’Utilisateur ou l’Organisation peut résilier son abonnement à tout moment. La résiliation prendra effet à la fin de la période d’abonnement déjà payée.

10.2 Résiliation par Optania

Optania se réserve le droit de suspendre ou résilier un compte, avec ou sans préavis, en cas :

• De violation des CGU
• D’utilisation abusive de la Plateforme
• De tout comportement portant atteinte à la sécurité, l’intégrité ou la réputation de la Plateforme

10.3 Conservation des données

Conformément à la clause 7.3, les données associées au compte seront conservées de manière inactive pour une période de cinq (5) ans après la résiliation, sauf en cas de demande expresse de suppression anticipée du compte.

11. Modification des CGU

Optania se réserve le droit de modifier les présentes CGU avec un préavis écrit de trente (30) jours avant leur entrée en vigueur.

Toute demande de modification peut être transmise à Optania au plus tard trente (30) jours suivant l’entrée en vigueur de la modification, si la modification entraîne l’augmentation d’une obligation de l’Utilisateur, de l’Organisation ou la réduction d’une obligation d’Optania.

Optania se réserve le droit d’accepter ou de refuser toute demande de modification des présentes CGU.

Les Utilisateurs ou les Organisations pourront refuser ces modifications et cesser d’utiliser la Plateforme, conformément à la clause 10.1.

12. Juridiction et droit applicable

Les présentes CGU sont régies par les lois applicables de la province de Québec. Tout litige découlant des présentes ou lié à celles-ci sera soumis à la compétence des tribunaux situés dans la province de Québec.

13. Dispositions additionnelles

13.1 Avis aux Utilisateurs

Tout avis destiné à un Utilisateur ou à une Organisation sera communiqué par l’entremise de la Plateforme ou envoyé à l’adresse courriel associé au(x) compte(s). L’Utilisateur ou l’Organisation est responsable de maintenir à jour les informations de son compte.

13.2 Titres et interprétation

Les titres inclus dans les présentes CGU sont fournis uniquement à des fins de commodité et ne peuvent être utilisés pour interpréter les sections correspondantes. De plus, les termes « inclus » ou « incluant » sont réputés être suivis des mots « sans aucune limitation ».

13.3 Renonciation aux droits

Le fait pour une partie de ne pas faire valoir un droit ou d’agir en cas de violation par une autre Partie ne constitue pas une renonciation à ses droits d’agir à l’égard de violations futures ou similaires.

14. Contact

Pour toute question, préoccupation ou demande liée aux présentes CGU, vous pouvez contacter Optania par les moyens suivants :

• Par courriel : prp@optania.com
• Par poste certifiée, affranchissement prépayé et avec accusé de réception à l’adresse suivante :
Optania Éducation inc.
284, rue de l’Hôtel-de-Ville
Saguenay (Québec) G7H 4W7
Canada