Politique relative à la Vie Privée

Dernière mise à jour : 6 février 2025

Cette Politique Relative à la Vie Privée (la « Politique ») encadre les pratiques d’Optania en matière de confidentialité concernant l’utilisation des renseignements personnels recueillis dans le cadre de votre utilisation de la plateforme Psylio (site web, plateforme web et version mobile). Elle vise notamment à vous renseigner sur :

Les renseignements personnels que nous recueillons auprès de vous
La façon dont nous utilisons vos renseignements et avec qui nous sommes susceptibles de les partager
Vos droits relativement à la cueillette, l’utilisation et la distribution de vos renseignements
Les procédures de sécurité qui sont mises en place pour protéger vos renseignements d’une perte, d’une mauvaise utilisation ou d’une modification des informations personnelles sous notre contrôle
La façon dont vous pouvez corriger un renseignement inexact et communiquer avec nous

*Cette Politique s’applique seulement aux renseignements recueillis par Optania dans le cadre de l’utilisation de la plateforme Psylio.

*Cette Politique ne s’applique pas à tout renseignement que vous pourriez fournir publiquement dans des forums d’Utilisateurs de la plateforme Psylio, si applicable (tels que des salles de discussion, babillards ou autres pages web similaires). Chaque fois que vous divulguez publiquement en ligne des renseignements vous concernant, ces renseignements peuvent être recueillis et utilisés par des personnes que vous ne connaissez pas. Nous n’encourons aucune responsabilité quant aux actions ou politiques de tierces parties qui pourraient recueillir quelconque renseignement divulgué par les Utilisateurs de la plateforme Psylio dans de tels forums ou autres sites publics, s’il y en a.

*Lorsqu’un Centre de services scolaire souhaite s’abonner à Psylio, nous fournissons des informations plus détaillées sur le traitement des renseignements personnels. La documentation contractuelle définit la connexion avec la GRICS ainsi que la conservation des données au dossier des élèves. N’hésitez pas à nous contacter pour plus de renseignements.

Quels sont les renseignements personnels que nous recueillons ?

Création d’une Organisation :

Nom de l’organisation
Courriel du propriétaire
Courriel de l’organisation (optionnelle)
Numéro de téléphone (optionnel)
Adresse du lieu de pratique (optionnel)
Informations de facturation (carte de crédit ou informations bancaires selon les préférences de paiement)
Courriel des membres invités à l’organisation

Inscription de l’Intervenant à la plateforme Psylio :

Nom et prénom
Numéro de carte de crédit (forfait Essentiel uniquement)
Courriel professionnel ou courriel utilisateur
Choix du genre pour appellation professionnelle (optionnel)
Téléphone professionnel (optionnel)
Adresse de pratique d’affaires

Prise de rendez-vous du Client à l’Intervenant :

Nom
Adresse courriel
Téléphone

Gestion du dossier Client par l’Intervenant :

Nom et prénom
Motif de consultation
Factures et reçus
Notes d’évolution
Documents téléversés au dossier Client
Date de naissance (optionnel)
Genre (optionnel)
Pronom (optionnel)
Adresse (optionnel)
Téléphone (optionnel)
Téléphone secondaire (optionnel)
Adresse courriel (optionnel)
Emploi/Occupation (optionnel)
Médication et diagnostic (optionnel)
Personne à contacter en cas de besoin (optionnel)
Numéro de téléphone de la personne à contacter en cas de besoin (optionnel)
Référent (optionnel)

Demande d’information ou de soutien par courriel au service client :

Nom
Adresse courriel
Contenu du courriel
Informations complémentaires avec votre consentement (adresse, téléphone, etc.)

Autres renseignements :

L’adresse IP de l’appareil que vous utilisez
Le logiciel du navigateur que vous utilisez
Le système d’exploitation (Windows, Mac, Linux, etc.)
La date et l’heure auxquelles vous accédez à la plateforme Psylio
Les témoins de connexion
Les balises web

*Il n’est pas nécessaire de nous transmettre des renseignements personnels pour visiter le site web de Psylio à moins que vous vous abonniez à la plateforme web ou que vous preniez un rendez-vous avec un Intervenant.

Qui a accès à ces renseignements ?

Notre engagement et nos pratiques de gouvernance concernant la confidentialité et la protection de vos renseignements personnels sont notre priorité. Pour en savoir plus, consultez le lien suivant : https://www.optania.com/privacy.

Service client : Les employés au service client ont uniquement accès aux coordonnées pour prendre contact avec vous et faire le suivi de leurs échanges avec vous (nom, adresse courriel et courriels) en utilisant un logiciel tiers de communications (billetterie, infolettre, etc.) qui est indépendant de la plateforme Psylio.

L’administration : Vos informations (adresse courriel, facture, historique des paiements, 4 derniers numéros de votre carte de crédit) se retrouvent dans un système tiers de gestion des abonnements. Les accès à ce système sont réservés uniquement au personnel administratif pour suivre les paiements, concilier la comptabilité et appliquer des coupons rabais.

Développeurs de la plateforme Psylio : Les développeurs de la plateforme n’ont pas accès aux données contenues dans les dossiers des Clients. Ils se limitent à la gestion de l’infrastructure sans intervenir sur les informations personnelles. En cas d’anomalie nécessitant un soutien technique (ex. problème d’affichage, de synchronisation ou d’enregistrement), nous pouvons demander aux Intervenants des informations précises sur le fonctionnement observé de la plateforme. Cela permet aux développeurs de reproduire les dysfonctionnements et de les corriger sans avoir accès aux données des Clients. Pour plus de protection, les données sont cryptées à plusieurs niveaux afin de préserver la confidentialité des renseignements personnels.

Équipe des Opérations et Sécurité : Dans le but d’opérer et de maintenir la plateforme, un accès limité et strictement contrôlé à certaines données clients peut être accordé à un nombre restreint de membres de l’équipe des opérations, uniquement dans des situations exceptionnelles et justifiées. Les données les plus sensibles sont protégées par des clés de chiffrement, empêchant tout accès direct par l’équipe. Un journal des événements système nous permet de surveiller les accès rigoureusement.

Fournisseurs de services : Les fournisseurs de services, tels que les services d’hébergement, de gestion des anomalies et de surveillance de la performance des systèmes n’ont pas d’accès aux renseignements personnels. Les données de la plateforme sont cryptées à plusieurs niveaux et accessibles uniquement via des clés de chiffrement.

Pour plus de détails sur nos fournisseurs consultez notre page sur la sécurité.

*La Plateforme Psylio peut contenir des liens à des sites non affiliés à Optania. Optania n’est pas responsable des pratiques de confidentialité de toutes autres entités ou de leurs sites Web et/ou applications mobiles.

Comment nous utilisons vos renseignements ?

Les principes de segmentation des données, du contrôle des accès au moindre privilège et d’authentification forte guident notre utilisation de vos renseignements personnels.

Les renseignements personnels recueillis permettent de créer les Comptes Client et d’identifier les Utilisateurs dans le but de garantir la sécurité, d’effectuer des analyses statistiques et d’optimiser les performances de la Plateforme Psylio.

Inscription à la Plateforme Psylio : Lorsque vous créez votre compte Psylio, nous validons vos coordonnées pour la mise en place de vos accès. Vous serez entièrement autonome pour la mise en place de la validation à double facteur.

Pour assurer un bon service à la clientèle, vos informations seront ajoutées au système de gestion de la clientèle et au système de paiement.

*Avec votre consentement, nous ajouterons votre courriel à notre liste pour des fins de communication et marketing.

*Aucune information personnelle concernant vos Clients n’est détenue pour cette étape liée à l’inscription et l’abonnement.

Prise de rendez-vous : Lorsqu’un Client fait une demande de rendez-vous, ses renseignements sont envoyés directement à l’Intervenant choisi. Il est alors propriétaire des informations transmises et il consent à la communication de ces informations en portant action par lui-même. Pour plus de détails sur le traitement des informations en transit, consultez notre page sur la sécurité.

Gestion des dossiers Clients : Lorsque vous créez un dossier Client, vous en êtes le propriétaire. Cela inclut toutes les informations sensibles ajoutées, telles que le motif de consultation, les coordonnées, les notes d’évolution, les pièces jointes, ainsi que tout autre renseignement relié à votre pratique professionnelle. Vous disposez d’un contrôle exclusif sur la gestion, la modification, l’archivage et la suppression de vos dossiers.

*Le service client est disponible pour vous soutenir dans la gestion de vos données à l’adresse courriel suivante : soutien@psylio.com.

Demande de soutien : Lorsque vous faites une demande de soutien, vos renseignements personnels sont enregistrés via notre Système de gestion de la clientèle (Zoho CRM), qui est un fournisseur tiers. Les informations sont conservées dans un dossier Client pour assurer un suivi de qualité.

Autres renseignements : Les autres renseignements, mentionnés ci-dessus, sont recueillis pour vous fournir la version la plus appropriée de la page web et pour améliorer l’expérience utilisateur, notamment en ce qui concerne la navigation et le contenu proposé.

Témoins de Connexion : La plateforme Psylio utilise des témoins de connexion et des technologies similaires (petits fichiers de données) pour identifier les Utilisateurs lorsqu’ils reviennent sur la plateforme. Ces témoins sont utilisés pour personnaliser l’information que vous recevez lors de votre navigation. Conformément à la législation en vigueur, vous serez informé de l’utilisation de ces technologies et aurez la possibilité de les activer ou de les refuser.

Balises Web : Nos pages web et messages électroniques peuvent contenir des balises web (petites images graphiques invisibles pour l’Utilisateur) qui nous permettent de recueillir des informations limitées sur nos Utilisateurs, telles que le type d’appareil, l’adresse IP, et le moment de visualisation de la balise. Les balises web sont utilisées pour compter les visiteurs, suivre les habitudes de navigation et évaluer l’engagement des Utilisateurs sur la plateforme Psylio. Nous pouvons également les utiliser dans les courriels pour mesurer l’ouverture et la réaction aux messages afin de compiler des statistiques sur notre plateforme.

Quand devons-nous obtenir votre consentement ?

Nous obtenons vos informations avec votre consentement ou selon les lois en vigueur, notamment dans les cas suivants :

Lors de l’autorisation des témoins de navigation
Lorsque vous vous abonnez à un nouveau produit ou service
Pour vous fournir de l’information sur des produits, des services et/ou des événements promotionnels
Lorsque nous devons utiliser vos informations à des fins différentes de celles pour lesquelles vous avez déjà donné votre consentement

Cependant, votre consentement n’est pas requis pour chaque interaction. Par exemple, si vous avez donné votre accord pour recevoir des communications promotionnelles par courriel, celles-ci vous seront envoyées automatiquement, à moins d’une indication contraire de votre part.

Dans quel contexte pouvons-nous communiquer vos renseignements sans votre consentement ?

Optania peut divulguer vos renseignements personnels :

Pour se conformer à la loi ou à un processus légal
Pour répondre à une demande gouvernementale
Pour protéger les droits, la propriété ou la sécurité d’Optania et de ses Utilisateurs

Optania peut transférer ou autrement divulguer vos renseignements personnels dans le cadre d’une fusion, d’une vente, d’une consolidation ou de tout autre changement corporatif.

Quels sont vos droits concernant vos renseignements personnels et comment pouvez-vous les faire appliquer ?

Vos informations vous appartiennent et vous avez le droit de retirer votre consentement à leur collecte, utilisation ou communication, sauf dans le cadre des obligations légales ou contractuelles mentionnées ci-haut.

Cependant, il est essentiel de noter que certains renseignements sont indispensables pour vous fournir nos produits et services. En utilisant la plateforme Psylio, et/ou en nous fournissant vos renseignements personnels, vous consentez et acceptez les termes de cette Politique et à tout amendement apporté par votre utilisation continue.

Refus : Si vous ne voulez pas que vos renseignements personnellement identifiables soient utilisés conformément à cette Politique, veuillez cesser l’utilisation de la plateforme Psylio. Si vous continuez d’utiliser la plateforme, nous recueillerons à nouveau certaines données à votre sujet.

Accès, modifications et suppression : Vous pouvez faire une demande officielle pour connaître les renseignements que nous détenons sur vous, ainsi qu’en faire la modification ou la suppression.

Vérifications : Nous pourrions vérifier l’identité des personnes désirant accéder aux renseignements personnels les concernant. Toute information recueillie pour effectuer cette vérification servira uniquement à cette fin.

Renseignements personnels d’un Client : Pour avoir accès aux renseignements personnels d’un Client, seuls l’Intervenant ou l’Organisation responsable du dossier sont en mesure d’y accéder.

*À titre de Client, si vous désirez retirer votre consentement au traitement ou à la communication de renseignements personnels vous concernant par un Intervenant, vous devez vous adresser directement à cet Intervenant.

Toute demande officielle doit être faite par écrit à la personne responsable de l’accès à l’information par l’un des moyens suivants :

Par courriel : prp@optania.com
Par poste certifiée, affranchissement prépayé et avec accusé de réception à l’adresse suivante :

*Nous donnerons suite à la demande dans les plus brefs délais (au maximum 30 jours après sa réception).

Quelles sont nos mesures de sécurité pour conserver vos renseignements ?

Conservation limitée : Optania vise à ne pas conserver plus longtemps que nécessaire les renseignements personnels de ses Utilisateurs et notre intention est d’atteindre uniquement la finalité pour laquelle ils ont été collectés. En règle générale, les données sont supprimées définitivement au plus tard 90 jours après la demande de suppression, mais le délai peut différer selon l’entente convenue entre les parties.

Lieux de conservation : Les renseignements personnels obtenus en ce qui concerne votre utilisation de la plateforme Psylio seront conservés dans des endroits sécurisés et sur des serveurs contrôlés par Optania.

Pour plus d’informations sur nos orientations concernant la sécurité et nos fournisseurs, consultez notre page sur la sécurité.

Quelles sont les autres conditions qui accompagnent cette politique ?

Mise à jour de la politique : Optania se réserve le droit de modifier cette Politique lorsque requis. Vous serez informé au moyen d’avis apparaissant sur nos sites web ou autres moyens de communication autorisés par vous.

Comment pouvez-vous nous contacter ?

Pour toute question ou commentaire concernant la sécurité ou la protection de la vie privée, vous pouvez nous écrire à l’adresse suivante : prp@optania.com.

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