Politique relative à la Vie Privée

Dernière mise à jour : 21 novembre 2023

Cette Politique Relative à la Vie Privée encadre les pratiques de confidentialité d’Optania relativement à notre utilisation de renseignements en lien avec votre utilisation de la Plateforme Psylio (Site Web, Plateforme Web et version mobile) (ci-après la « Politique ») et vise notamment à vous renseigner sur :

  • Les Renseignements Personnels que nous recueillons auprès de vous
  • La façon dont nous utilisons vos renseignements et avec qui nous sommes susceptibles de les partager
  • Vos droits relativement à la cueillette, l’utilisation et la distribution de vos renseignements
  • Les procédures de sécurité qui sont mises en place pour protéger vos Renseignements d’une perte, d’une mauvaise utilisation ou d’une modification des informations personnelles sous notre contrôle
  • La façon dont vous pouvez corriger un renseignement inexact et communiquer avec nous

* Cette Politique s’applique seulement aux renseignements recueillis par Optania dans le cadre de l’utilisation de la Plateforme Psylio.

* Veuillez prendre note que cette Politique ne s’applique pas à tout renseignement que vous pourriez fournir publiquement dans des forums d’Utilisateurs de la Plateforme Psylio, si applicable (tels que des salles de discussions, babillards ou autres pages Web similaires). À chaque fois que vous divulguez publiquement en ligne des renseignements vous concernant, ces renseignements peuvent être recueillis et utilisés par des personnes que vous ne connaissez pas. Nous n’encourons aucune responsabilité pour toutes actions ou politiques de toutes tierces parties qui recueillent quelconques renseignements que les Utilisateurs puissent divulguer dans de tels forums ou autres sites publics, s’il y en a, de la Plateforme Psylio.

* Lorsqu’un centre de service scolaire désire s’abonner à Psylio, celui-ci est informé plus en détails à propos du traitement des Renseignements personnels. La documentation contractuelle définit la connexion avec la GRICS ainsi que la conservation des données au dossier des élèves. N’hésitez-pas à nous contacter pour plus de renseignements.

Quels sont les renseignements personnels que nous recueillons ?

Inscription de l’Intervenant à la plateforme Psylio:

  • - Nom et prénom
  • - Numéro de carte crédit (forfait essentiel en ligne uniquement)
  • - Courriel professionnel ou courriel utilisateur
  • - Genre (optionnel)
  • - Téléphone professionnel (optionnel)
  • - Adresse de votre pratique d’affaires

Prise de rendez-vous du Client à l’Intervenant:

  • - Nom
  • - Adresse courriel
  • - Téléphone

Gestion du dossier Client par l’Intervenant :

  • - Nom et prénom
  • - Motif de consultation
  • - Factures et reçus
  • - Notes d’évolution
  • - Documents téléversés au dossier
  • - Date de naissance (optionnel)
  • - Genre (optionnel)
  • - Pronom (optionnel)
  • - Adresse (optionnel)
  • - Téléphone (optionnel)
  • - Téléphone secondaire (optionnel)
  • - Adresse courriel (optionnel)
  • - Emploi/Occupation (optionnel)
  • - Médication et diagnostic (optionnel)
  • - Personne à contacter en cas de besoin (optionnel)
  • - Numéro de téléphone de la personne à contacter en cas de besoin (optionnel)
  • - Référent (optionnel)

Demande d’information ou de soutien par courriel au service client :

  • - Nom
  • - Adresse courriel
  • - Contenu du courriel
  • - Informations complémentaires avec votre consentement (adresse, téléphone, etc.)

Autres renseignements :

  • - L’adresse IP de l’appareil que vous utilisez
  • - Le logiciel du navigateur que vous utilisez
  • - Le système d’exploitation (Windows, Mac, Linux, etc.)
  • - La date et l’heure auxquelles vous accédez à la Plateforme Jade
  • - Les témoins de connexion
  • - Les balises Web

* Il n’est pas nécessaire de nous transmettre des Renseignements personnels pour visiter le site Web de Psylio à moins que vous vous abonnez à la Plateforme web ou que vous preniez un rendez-vous avec un Intervenant.

Qui a accès à ces renseignements ?

Notre engagement et nos pratiques de gouvernance concernant la confidentialité et la protection de vos renseignements personnels sont notre priorité. Pour en savoir plus, consultez le lien suivant : https://www.optania.com/privacy.

Service client : Les employés au service client ont uniquement accès aux coordonnées pour prendre contact avec vous et faire le suivi de leurs échanges avec vous (nom, adresse courriel et courriels) en utilisant un logiciel tiers de communications (billetterie, infolettre, etc.) qui est indépendant de la plateforme Psylio.

L’administration : Vos informations (adresse courriel, facture, historique des paiements, 4 derniers numéros de votre carte de crédit) se retrouvent dans un système tiers de gestion des abonnements. Les accès à ce système sont réservés uniquement au personnel administratif pour suivre les paiements, concilier la comptabilité et appliquer des coupons rabais.

Développeurs de la plateforme Psylio : Les développeurs de la plateforme n’ont pas d’accès aux données des dossiers Clients. Dans le cas de support en cas d’anomalie, nous pouvons demander directement aux intervenants de nous expliquer les comportements de la plateforme (ex: problème d’affichage, de synchronisation ou d’enregistrement). Cela permet aux développeurs de reproduire le dysfonctionnement et de procéder aux corrections sans avoir accès aux données des Clients. Pour plus de protection, les données sont cryptées à plusieurs niveaux pour protéger la confidentialité des renseignements personnels.

Équipe des Opérations et Sécurité : Dans le but d’opérer et de maintenir la plateforme, seulement un nombre très restreint de l’équipe des Opérations pourraient, dans des cas justifiés et d’exception, avoir accès à certaines données Client, et ce, de façon contrôlée. Des clés de chiffrement protègent les données les plus sensibles, il n’est donc pas possible pour l’équipe d’accéder directement à celles-ci. Un journal des événements système nous permet de surveiller les accès rigoureusement.

Fournisseurs de services : Les fournisseurs de service tels que les services d’hébergement, de gestion des anomalies et de surveillance de la performance des systèmes n’ont pas d’accès aux Renseignements personnels. Les données de la plateforme sont cryptées à plusieurs niveaux et accessibles uniquement via des clés de chiffrement.

Pour plus de détails sur nos fournisseurs consultez le lien suivant : https://www.psylio.com/security.

* La Plateforme Psylio peut contenir des liens à des sites non affiliés à Optania. Optania n’est pas responsable des pratiques de confidentialité de toutes autres entités ou de leurs sites Web et/ou applications mobiles.

Comment nous utilisons vos renseignements ?

Les principes de segmentation des données, du contrôle des accès au moindre privilège et d’authentification forte guident notre utilisation de vos renseignements personnels.

Les renseignements personnels recueillis permettent de créer les Comptes Client et d’identifier les Utilisateurs dans le but de garantir la sécurité, d’effectuer des analyses statistiques et d’optimiser les performances de la Plateforme Psylio.

Inscription à la Plateforme Psylio : Lorsque vous créez votre Compte Psylio, nous validons vos coordonnées pour la mise en place de vos accès. Vous serez entièrement autonome pour la mise en place de la validation à double facteur.

Pour assurer un bon service à la clientèle vos informations seront ajoutées au système de gestion de la clientèle et au système de paiement.

* Avec votre consentement, nous ajouterons votre courriel à notre liste pour des fins de communication et marketing.

* Aucune information personnelle concernant vos Clients ne sont détenues pour cette étape liée à l’inscription et l’abonnement.

Prise de rendez-vous : Lorsqu’un Client fait une demande de rendez-vous, ses renseignements sont envoyés directement à l’intervenant qu’il a choisi. Il est alors propriétaire des informations transmises et il consent à la communication de ces informations en portant action par lui-même. Pour plus de détails sur le traitement des informations en transit, consultez le lien suivant : https://www.psylio.com/security.

Gestion du dossier Client par l’Intervenant : Lorsque vous créez un dossier Client et que vous ajouter des informations sensibles telles que, le motif de consultation, ses coordonnées, vos notes d’évolution, les documents en pièces jointes ainsi que tout autres renseignements qui servent à votre pratique professionnelle, vous en êtes le propriétaire. Nos orientations de développement vous permettent de faire la gestion, la modification, l’archivage et la suppression de vos dossiers par vous-même. Cela nous permet d’encrypter et de conserver dans nos bases de données les Renseignements personnels sans interaction humaine de notre part.

* Le service client est disponible pour vous soutenir dans la gestion de vos données à l’adresse courriel suivante : soutien@psylio.com.

Demande de soutien : Lorsque vous faites une demande de soutien, vos renseignements personnels sont enregistrés via notre Système de gestion de la clientèle (Zoho CRM) qui est un fournisseur tiers. Les informations sont conservées dans un dossier Client pour assurer un suivi de qualité.

Autres renseignements : Les autres renseignements, comme mentionnés ci-dessus, sont recueillis pour vous offrir la version la plus appropriée de la page Web et améliorer l’expérience utilisateur, comme la navigation ou le contenu offert.

Témoins de Connexion : La Plateforme Psylio utilise des témoins de connexion et des technologies similaires, tels que des petits fichiers de données, pour identifier les Utilisateurs lorsqu’ils reviennent sur la plateforme. Ces témoins de connexion sont utilisés pour personnaliser l’information que vous recevez lors de votre navigation. Conformément à la législation en vigueur, vous serez informé de l’utilisation de ces technologies et aurez la possibilité de les activer ou de les refuser.

Balises Web : Nos pages Web et messages électroniques peuvent contenir des balises Web, des petites images graphiques invisibles pour l’Utilisateur, qui nous permettent de recueillir des informations limitées sur nos Utilisateurs, telles que le type d’appareil, l’adresse IP, et le moment de visualisation de la balise. Les balises Web sont utilisées pour compter les visiteurs, suivre les habitudes de navigation et évaluer l’engagement des Utilisateurs sur la Plateforme Psylio. Nous pouvons également les utiliser dans les courriels pour mesurer l’ouverture et la réaction aux messages, compilant ainsi des statistiques sur notre plateforme.

Quand devons-nous obtenir votre consentement ?

Nous obtenons vos informations avec votre consentement ou selon les lois en vigueur, notamment dans les cas suivants :

  • - Lors de l’autorisation des témoins de navigation
  • - Lorsque vous vous abonnez à un nouveau produit ou service
  • - Pour vous fournir de l’information sur des produits, des services et/ou des événements promotionnels
  • - Lorsque nous devons utiliser vos informations à des fins différentes de celles pour lesquelles vous avez déjà donné votre consentement

Cependant, votre consentement n’est pas requis à chaque interaction. Par exemple, si vous avez donné votre accord pour recevoir des communications promotionnelles par courriel, celles-ci vous seront envoyées automatiquement, sauf indication contraire de votre part.

Dans quel contexte pouvons-nous communiquer vos renseignements sans votre consentement ?

Optania peut divulguer vos renseignements vous identifiant personnellement :

  • - Pour se conformer à la loi ou à un processus légal
  • - Pour répondre à une demande gouvernementale
  • - Pour protéger les droits, la propriété ou la sécurité d’Optania et ses Utilisateurs

Optania peut transférer ou autrement divulguer vos Renseignements personnels dans le cadre d’une fusion, une vente, une consolidation ou tout autre changement corporatif.

Quels sont vos droits concernant vos Renseignements personnels et comment pouvez-vous les faire appliquer ?

Vos informations vous appartiennent, et vous avez le droit de retirer votre consentement à leur collecte, utilisation ou communication sauf dans le cadre des obligations légales ou contractuelles ci-haut mentionnées.

Cependant, il est essentiel de noter que certains renseignements sont indispensables pour vous fournir nos produits et services. En utilisant la Plateforme Psylio, et/ou en nous fournissant vos Renseignements personnels, vous consentez et acceptez les termes de cette Politique de Confidentialité et à tout amendement apporté par votre utilisation continue.

Refus : Si vous ne voulez pas que vos renseignements personnellement identifiables soient utilisés de la façon décrite dans cette Politique, veuillez cesser l’utilisation de la Plateforme Psylio. Si vous continuez d’utiliser la Plateforme, nous recueillerons à nouveau certaines données à votre sujet.

Accès, modifications et suppression : Vous pouvez faire une demande officielle pour connaître les renseignements que nous détenons sur vous, ainsi qu’en faire la modification ou la suppression.

Toute demande officielle doit être faite par écrit à la personne responsable de l’accès à l’information par l’un des deux moyens suivants :

  • - Par poste certifiée, affranchissement prépayé et avec accusé de réception à l’adresse suivante :
    • Optania Éducation inc.
      284, rue de l’Hôtel-de-Ville
      Saguenay (Québec) G7H 4W7
      Canada

    * Nous donnerons suite à la demande dans les plus brefs délais (au maximum 30 jours après sa réception).

    Quelles sont nos mesures de sécurité pour conserver vos renseignements ?

    Conservation limitée : Optania vise à ne pas conserver plus longtemps que nécessaire les renseignements personnels de ses Utilisateurs et notre intention est d’atteindre uniquement la finalité pour laquelle ils ont été collectées. En règle générale, les données sont supprimées définitivement au plus tard 90 jours après la demande de suppression, mais le délai peut différer selon l’entente convenue entre les parties.

    Lieux de conservation : Les Renseignements personnels obtenus en ce qui concerne votre utilisation de la Plateforme Psylio seront conservés dans des endroits sécurisés et sur des serveurs contrôlés par Optania.

    Pour plus d’informations sur nos orientations concernant la sécurité et nos fournisseurs, consultez : https://www.psylio.com/security.

    Quelles sont les autres conditions qui accompagnent cette politique ?

    Mise à jour de la politique : Optania se réserve le droit de modifier cette Politique de Confidentialité lorsque requis. Vous serez informé au moyen d’avis apparaissant sur nos sites web ou autres moyens de communication autorisés par vous.

    Comment pouvez-vous nous rejoindre ?

    Nous vous invitons à nous transmettre toute question et commentaire sur la sécurité et la protection de la vie privée à prp@optania.com.