Cessionnaire et cessation d'exercice : ce qu'il faut savoir

Nul n’est tenu d’ignorer la loi... Vous avez probablement déjà entendu cette phrase. Pour les professionnel·les en relation d’aide, elle prend un sens bien concret.

En tant que membre d’un ordre professionnel, vous êtes tenu·e de respecter le Code des professions (loi-cadre du système professionnel québécois), et les règlements propres à votre ordre. Parmi vos obligations, une règle est incontournable : les dossiers professionnels de vos clients doivent toujours rester protégés et accessibles, même si vous cessez d’exercer, de façon temporaire ou définitive.

C’est là qu’interviennent les rôles de cessionnaire et de gardien provisoire.

Dans cet article, nous verrons ce que sont les cessionnaires et les gardiens provisoires, quand et comment les désigner, ainsi que les gestes à poser pour faciliter la transition.

Qu’est qu’un cessionnaire et un gardien provisoire ?

• Un cessionnaire est un·e collègue, membre du même ordre professionnel que vous, qui accepte de prendre en charge vos dossiers si vous cessez définitivement d’exercer.

  Son rôle est d’informer vos clients et le public et de conserver vos dossiers selon les délais prévus par les exigences déontologiques de votre profession (ex : 5 ans pour les dossiers d’un·e psychologue).

• Un gardien provisoire est également un·e collègue membre de votre ordre professionnel, désigné en cas de cessation temporaire (congé parental, maladie prolongée, congé sabbatique, etc.).

  Il est responsable de protéger l’accès à vos dossiers et d’assurer leur accessibilité pendant votre absence.

Les situations de cessation d’exercice

Cessation définitive

• Départ à la retraite
• Départ de la profession
• Radiation permanente
• Décès

Dans le cas d’un départ à la retraite, vous pouvez choisir de continuer de payer une cotisation à votre ordre professionnel en tant que membre retraité afin de conserver vos dossiers.

Si vous quittez complètement votre ordre ou si vous êtes dans une autre situation de cessation définitive (radiation, retrait du tableau), vos dossiers doivent être confiés à un cessionnaire. Si aucun cessionnaire n’a été désigné, c’est le secrétariat de l’ordre qui en assume la responsabilité.

Cessation temporaire

• Arrêt maladie prolongé
• Congé parental
• Congé sabbatique
• Interruption volontaire

Si vous restez inscrit au tableau de votre ordre et que vos clients peuvent toujours vous contacter pour accéder à leur dossier, la désignation d’un gardien provisoire n’est pas obligatoire.

Cependant, dès que l’interruption vous met dans l’incapacité de conserver et gérer vos dossiers (radiation temporaire, état de santé précaire, etc.), un gardien provisoire doit être désigné.

Quatre conseils pour bien anticiper une cessation

Désigner un cessionnaire est un geste de soin envers vos clients et vos proches. Plus vous anticipez et préparez cette étape, plus la transition sera simple et rassurante pour toutes les personnes concernées.

Voici quelques pistes de réflexion pour accompagner votre démarche.

1. Choisir son cessionnaire avec soin

Choisissez un collègue dont vous respectez la rigueur, la confidentialité et l’éthique professionnelle. Pour déterminer s’il ou elle convient à votre clientèle, posez-vous les questions suivantes :

• Sa pratique ressemble-t-elle à la vôtre (approche, clientèles, contexte, etc.) ?
• Exerce-t-il ou elle dans la même région, afin de faciliter la transition pour vos clients ?
• A-t-il ou elle la disponibilité et la capacité nécessaires pour assumer la garde de dossiers supplémentaires ?

2. Prévoir et communiquer

Discutez ouvertement de votre proposition avec la personne pressentie : exprimez vos attentes et écoutez les siennes. Ensemble, envisagez différents scénarios pour clarifier vos volontés :

• Quand devra-t-elle rencontrer vos clients ?
• Les prendre en charge ?
• Les référer à d’autres ressources ?
• Intervenir en cas d’arrêt abrupt (décès) ou temporaire (arrêt de travail) ?

Formalisez ensuite l’entente dans une convention de cession, et vérifiez s’il est possible d’en transmettre une copie au secrétaire de votre ordre professionnel. Notez aussi vos volontés dans un document séparé dont vous conserverez chacun une copie.

Il peut également être judicieux qu’une personne de votre entourage (proche, collègue, etc.) sache qui est votre cessionnaire et comment le joindre en cas de besoin.

3. Faciliter la tâche du cessionnaire

Le meilleur cadeau que vous puissiez faire à votre cessionnaire est de lui laisser des dossiers bien tenus et bien classés. Si vous le connaissez personnellement, il pourrait aussi être affecté par votre situation : des documents clairs et faciles à reprendre lui faciliteront la tâche.

Privilégiez des formats courants, faciles à reprendre, et préparez au besoin un modèle de lettre ou de message pré-rédigé à transmettre à vos clients selon différents scénarios. Ces gestes pratiques seront grandement appréciés.

4. Voir la cession comme une assurance

Même si la retraite vous paraît encore loin, désigner un cessionnaire, c’est un peu comme avoir un testament ou une assurance. Vous n’espérez pas en avoir besoin bientôt, mais le moment venu, vos proches et vos clients seront soulagés que tout ait déjà été prévu.

En résumé

En tant que professionnel·le en relation d’aide, prévoir un cessionnaire ou un gardien provisoire n’est pas qu’une formalité légale : c’est aussi un geste de bienveillance envers vos clients et vos proches.

Si cette lecture vous a généré un certain stress ou s’il a révélé le besoin de préparer une convention de cession, sachez que nous avons pensé à vous. Nous avons créé un modèle de convention de cession ou de garde provisoire des dossiers professionnels, prêt à être utilisé !

En anticipant cette étape, vous vous offrez une tranquillité d’esprit et l’assurance que vos dossiers resteront toujours entre de bonnes mains.

Références

• Règlement sur la cessation d’exercice d’un membre de l’Ordre professionnel des travailleurs sociaux et des thérapeutes conjugaux et familiaux du Québec
  
• Règlement sur les dossiers, les cabinets de consultation et autres bureaux et la cessation d’exercice des membres de l’Ordre professionnel des sexologues du Québec
  
• Règlement sur les dossiers d’un psychologue cessant d’exercer sa profession
  
• Règlement sur les dossiers, les cabinets de consultation et autres bureaux et la cessation d’exercice des psychoéducateurs
  

Note : Le modèle de convention de cession que nous vous proposons est inspiré des documents de l’Ordre des psychologues du Québec et de l’Ordre professionnel des sexologues du Québec.