Vous avez dit un cessionnaire?

Nul n’est tenu d’ignorer la loi... Vous avez probablement entendu cette phrase au cours de votre vie.

En tant que membre d’un ordre professionnel, nous sommes tenus de respecter le Code des professions (loi-cadre du système professionnel québécois) dans lequel figurent des règlements particuliers concernant la cessation de l’exercice de la profession pour une durée permanente ou temporaire des professionnels en pratique autonome.

C’est ici qu’entre en jeu le terme ou le rôle de cessionnaire, c’est-à-dire un professionnel membre du même ordre professionnel qui accepte de prendre en charge nos dossiers dans le cas d’une cessation d’exercice. Il n’existe pas d’obligation de nommer un cessionnaire, dans le cas contraire c’est le secrétaire de l’ordre qui aura la responsabilité de s’assurer de la conservation de nos dossiers. À noter que si on n’est plus membre de notre ordre professionnel, nous ne pouvons légalement demeurer en possession des dossiers.

Quelques exemples de contextes auxquels cela s’applique :

• Cessation permanente ou définitive :
  • Le professionnel cesse définitivement d’exercer sa profession ;
  • Décès du professionnel ;
  • Radiation permanente de l’ordre professionnel ;
  • Révocation de permis.
• Cessation temporaire :
  • Le professionnel cesse temporairement d’exercer sa profession (congé de maladie, congé parental, autre contrat professionnel, etc.) ;
  • Limitation du droit d’exercice.

Dans tous les cas, l’intervenant ou son cessionnaire doit, dans les 15 jours suivants la cessation d’exercice, aviser le secrétaire de l’ordre de la date de cessation, du nom et des coordonnées du cessionnaire (s’il y a lieu) et lui une copie de la convention de cession (si applicable).

Dans le cas où l’intervenant n’a pu convenir d’une cession, l’avis au secrétaire de l’ordre doit inscrire la date à laquelle il sera mis en possession des dossiers. C’est dire qu’il est de votre responsabilité que les informations concernant la marche à suivre et les personnes à contacter soient claires pour que vos proches ou à votre liquidateur testamentaire puissent se conformer au règlement au besoin.

Nos suggestions de bonnes pratiques

• Utilisez un gestionnaire de mots de passe sécurisé pour tout ce qui concerne votre pratique professionnelle. Ainsi, votre cessionnaire n’a besoin que d’un mot de passe pour accéder à tous les autres, ce qui simplifie grandement les choses.
• Si vous avez une tenue de dossier papier, informez le cessionnaire et au moins un proche de l’endroit où se trouvent les clefs de votre classeur.
• Si vous utilisez une plateforme de tenue de dossier accessible uniquement de votre ordinateur, assurez-vous que votre ordinateur et le mot de passe pour s’y connecter soient accessibles pour votre cessionnaire.
• Assurez-vous que votre cessionnaire ou au moins un proche ait en mains une copie de la convention de cession (s’il y a lieu).

Maintenant, si cet article vous a généré un certain stress ou encore qu’il a révélé le besoin de mettre en place une convention de cession, sachez que nous avons pensé à vous ! Nous avons créé un modèle prêt à être utilisé !

Évidemment, nous vous présentons ici un résumé général ! Nous vous invitons à consulter les documents de référence propres à votre ordre professionnel afin d’obtenir plus de détails.

Stéphanie Villeneuve

Spécialiste de produit, Travailleuse sociale, B.T.S.

Références

Règlement sur la cessation d’exercice d’un membre de l’Ordre professionnel des travailleurs sociaux et des thérapeutes conjugaux et familiaux du Québec
Règlement sur les dossiers, les cabinets de consultation et autres bureaux et la cessation d’exercice des membres de l’Ordre professionnel des sexologues du Québec
Règlement sur les dossiers d’un psychologue cessant d’exercer sa profession
Règlement sur les dossiers, les cabinets de consultation et autres bureaux et la cessation d’exercice des psychoéducateurs

Le modèle de «Convention de cession ou de garde provisoire des dossiers professionnels» que nous vous proposons a été inspiré des documents proposés par l’Ordre des psychologues du Québec et par l’Ordre professionnel des sexologues du Québec.