Gérer les données brutes pour une tenue de dossier efficace

Dans tous les domaines d'intervention, la gestion méticuleuse des dossiers clients est cruciale. Parmi eux, les données brutes occupent une place centrale. Cet article vise à clarifier la nature des données brutes, leur distinction par rapport aux autres informations du dossier client, et à offrir quelques conseils pratiques pour leur conservation.

Qu’est-ce qu’une donnée brute?

Les données brutes sont essentiellement des informations recueillies lors d’entretiens, telles que des transcriptions, des annotations et des résultats de tests ou d’évaluations. Elles comprennent également des hypothèses et des pistes à explorer.

Agissant souvent comme première source d'information, ces données sont la base de l'analyse professionnelle. Leur manipulation exige une sensibilité et compréhension profonde des implications, car sans interprétation professionnelle, une donnée brute risque de perdre tout son sens.

Lois et règles en mode numérique

Dans l'ère des lois sur la protection des données et sur l’accès à l’information, la conformité aux normes est devenue impérative dans tous les secteurs. Lors de l'utilisation de plateformes numériques pour la gestion des dossiers, cette rigueur est un avantage indéniable. Les fournisseurs de solutions doivent suivre des exigences strictes, ce qui correspond à l’engagement des intervenants à être méticuleux dans le traitement des données clients.

La gestion des consentements à différentes étapes, la collecte sécurisée des données, le stockage protégé par des méthodes de chiffrement, ainsi que la gestion des accès avec des codes à plusieurs facteurs sont autant de mesures mises en place pour assurer la sécurité et la confidentialité des informations.

Malgré la transition vers le numérique, il est tout à fait possible de respecter les normes éthiques et légales, tout comme expliqué dans les lois avec la gestion des dossiers papier.

Bonnes pratiques et conseils pour la gestion des données brutes

En tant qu’intervenant, les sites des ordres professionnels et le code de déontologie de votre ordre devraient être vos sources primaires pour les règles et conseils en matière de tenue de dossier. Cela étant dit, quelques questions peuvent aider à guider vos réflexions et accompagner ces ressources.

1 Pourquoi accorder plus de protection aux données brutes?

Les données brutes se distinguent des autres types de documentation car elles ne sont ni des interprétations ni des rapports formels. Elles représentent plutôt une capture immédiate et non filtrée de ce qui a été observé ou mesuré au cours d'une évaluation ou d'une intervention. Elles servent ainsi de matière première pour les analyses et interprétations des professionnels.

Cependant, il est crucial de reconnaître que les données brutes, prises isolément, peuvent être trompeuses ou préjudiciables. Sans le contexte approprié et l'analyse professionnelle, elles risquent d'être mal interprétées ou utilisées de manière inappropriée. Par exemple, un résultat de test isolé peut donner une fausse impression des capacités ou des besoins d'un individu, car il ne tient pas compte des circonstances spécifiques ou des observations contextuelles.

2 Faut-il conserver les données brutes?

En raison de la nature sensible de ces données, il n’est pas recommandé de les conserver systématiquement ou indéfiniment. Une fois interprétées, les données peuvent être rapportées dans des synthèses ou des bilans, et leur forme initiale pourrait être détruite selon les différentes pratiques professionnelles et exigences des ordres.

Certains protocoles d'évaluation doivent cependant être conservés, même après interprétation, pour des raisons de comparaison, de recherche ou de continuité des services. À cette étape, le consentement et les autorisations légalement requises sont à vérifier auprès du client, de ses parents ou du centre de service scolaire.

Que ce soit pour la recherche, pour des comparaisons ou la continuité des services, le choix de l’intervenant doit être guidé par la valeur ajoutée de ces informations pour le client et leur traitement. Il est également essentiel de consulter les ordres professionnels pour assurer de la conformité de toute action professionnelle.

3 Où et comment faut-il conserver les données brutes?

De nos jours, de plus en plus d'intervenants se tournent vers le stockage numérique pour les dossiers de leurs clients. Cela permet non seulement de gagner de l'espace physique, mais aussi de faciliter l'organisation, la recherche et le partage d’informations. Néanmoins, lorsque vous optez pour le numérique, assurez-vous de choisir une plateforme sécurisée qui a été conçue spécifiquement pour protéger les données sensibles.

En plus de choisir une méthode sécuritaire pour votre tenue de dossier, il est important d'opter pour une méthode qui vous permet de conserver vos données brutes de manière plus protégée. Par exemple, choisissez une plateforme qui ajoute une couche de protection supplémentaire à ceux-ci.

Cela dit, l'important est de choisir une solution qui répond aux exigences spécifiques de confidentialité et de sécurité de votre profession.

Conclusion

La gestion des données brutes nécessite des compétences et une compréhension approfondie de votre pratique, ainsi que le respect des normes éthiques et légales pour protéger les informations sensibles. Il est important d’être à jour dans vos connaissances et de peser consciencieusement vos décisions concernant la conservation de ces données.

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Pour aller plus loin :

• Ordre des psychologues du Québec : DONNÉES BRUTES ET DOSSIER DU CLIENT
• OPP: La tenue de dossiers en psychoéducation
• OOAQ : Les données brutes

Références :

• Règlement sur la tenue des dossiers et des cabinets de consultation des membres de l’Ordre professionnel de travailleurs sociaux et des thérapeutes conjugaux et familiaux du Québec
• Règlement sur la tenue des dossiers et des cabinets de consultation des psychologues

À propos de l’auteur

Roxanne Bélanger

Directrice opérations et services, B.ed, MBA

Accumulant plus de 18 ans d’expérience, Roxanne est une véritable leader dans le domaine de l’éducation et des opérations. Actuellement responsable des opérations et des services chez Optania, elle a occupé divers postes de direction, dont ceux de Directrice générale et Spécialiste de produit. Son parcours témoigne de son engagement indéfectible envers la gestion des affaires, ainsi que sa passion pour l’éducation.

Son passé d’enseignante en adaptation scolaire et en orthopédagogie lui donne une perspective unique et précieuse dans ses fonctions actuelles. Cette double expertise fait d’elle une figure respectée tant dans le domaine de l’éducation que dans celui des affaires.

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