La gestion du temps, une compétence essentielle pour les intervenants! (Partie 2)

Stéphanie Villeneuve
Stéphanie Villeneuve

Dans la première partie de cet article, nous vous avons présenté les quatre premières lois de la gestion du temps, soit la loi de Parkinson, la loi de Pareto, la loi de Carlson et la loi d'Illich. Pour lire la partie 1 c’est juste ici! La gestion du temps, une compétence essentielle pour les intervenants! (Partie 1) Nous poursuivons maintenant avec les cinq dernières lois.

5 La loi de Swoboda-Bliess-Teltscher

Qui dit être humain, dit rythme biologique qui varie en fonction de caractéristiques individuelles, par notre environnement (les saisons, la lune, la météo), notre style de vie (vacances, horaires de travail, etc.). Nous ne sommes pas tous productifs aux mêmes moments de la journée, du mois, de l’année.

Pistes d’amélioration concrètes :

  • Prenez le temps de vous observer et d'identifier vos périodes d’activités optimales en fonction de vos variations d’énergie. Êtes-vous plus productifs le matin, en après-midi, en soirée? Quelle est, en moyenne, votre durée de concentration? Est-ce que votre énergie est influencée par votre cycle hormonal, la luminosité, etc.
  • Planifiez les bonnes activités et tâches au bon moment. Évitez de «gaspiller» vos périodes de productivité en faisant des tâches plus simples qui vous demandent un niveau moindre d’énergie ou de concentration.
  • Organisez un horaire de travail qui correspond à votre rythme en y incluant des blocs de travail et des pauses, lorsque possible.

6 La loi de Hofstadter

C’est inévitable, on a pour la majorité tendance à sous-estimer le temps nécessaire pour effectuer différentes tâches. Et même lorsque l’on prévoit plus de temps, il n’est pas rare que le temps estimé demeure insuffisant pour être en mesure de compléter la tâche.

Piste d’amélioration concrètes :

  • Lorsque vous estimez le temps d’une tâche, prévoyez une marge de manœuvre vous permettant de faire face aux imprévus. Dans le meilleur des cas, vous aurez du temps pour des tâches qui trainent sur votre liste de choses à faire, sans toutefois être prioritaires.
  • Autant que possible, ayez un plan B pour vous permettre d’ajuster votre planification, si nécessaire.

7 La loi de Murphy

Rien ne se passe jamais comme prévu, c’est comme la tranche de pain tartinée qui tombe presque toujours du mauvais côté. On le sait, comme intervenants, nous risquons régulièrement de devoir réajuster notre horaire du temps en fonction d’imprévus qui auront pour effet de nous retarder dans nos tâches.

Pistes d’amélioration concrètes :

  • Bien que cela semble plus facile à dire qu’à faire, essayez de prévoir une marge de manœuvre d’environ 30% du temps dans votre agenda. En évitant de surcharger son agenda nous avons une plus grande capacité à faire face aux imprévus. Cela pourrait se traduire pour quelqu’un qui travaille 30h par semaine à un 20h de blocs de travail planifié et un 10h flexible. Ces moments peuvent être prévus quotidiennement ou de façon hebdomadaire. Considérant les exigences des ordres professionnels en matière de rédaction, il pourrait être intéressant d’avoir deux périodes tampons par semaine afin de permettre de se maintenir à jour.
  • Même si on ne peut malheureusement pas tout prévoir, planifier en conséquence permet de limiter les impacts que les imprévus peuvent avoir sur nous.
  • Se permettre d'être flexible et de réajuster son horaire en fonction des priorités.Et si 30% semble irréaliste, commencer par 10% sera toujours ça de gagné!

8 La loi de Laborit

«Le comportement humain nous incite à la satisfaction immédiate», à fuir le stress et la difficulté. C’est la raison pour laquelle notre motivation à réaliser une tâche est souvent liée à la récompense qui s’en suivra et que nous avons tendance à faire en premier ce qui nous plait le plus.

Pistes d’amélioration concrètes :

  • Lors de votre planification, prévoyez débuter la journée avec la tâche qui vous semble la plus difficile. (Vous pouvez vous référer au livre «Avalez le crapaud» de Brian Tracy)
  • Dans votre horaire du temps, essayez d’alterner des tâches qui vous plaisent moins avec des tâches que vous appréciez.
  • Demandez-vous comment vous pourriez vous motiver et vous récompenser après une tâche difficile ou ennuyeuse : pause, petits plaisirs, tâche plus agréable, ou même changer l’ambiance (musique, odeur, environnement), prendre un breuvage ou une collation, etc.

9 La loi de Fraisse

La perception du temps est subjective. Plus une tâche nous plait, plus le temps passe vite et vice versa. Pistes d’amélioration concrètes :

  • Essayez de trouver de l’intérêt pour vos tâches moins plaisantes en modifiant vos perceptions ou en les jumelant à quelque chose d’agréable.
  • Choisissez autant que possible les moments lors desquels vous prévoyez travailler sur une tâche qui est moins agréable pour vous. Plus vous avez un bon niveau d’énergie, plus les chances sont de votre côté.

Maintenant que vous connaissez les lois de la gestion du temps, à vous de déterminer quel(s) petit(s) changement(s) pourrait(ent) être apporté(s) pour améliorer cette compétence clé. Et rappelez-vous que Rome ne s’est pas construit en un jour, une petite action à la fois vous serez en mesure de bonifier votre gestion du temps!

Stéphanie Villeneuve

Spécialiste de produit, Travailleuse sociale, B.T.S.

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