La gestion du temps, une compétence essentielle pour les intervenants! (Partie 1)

Stéphanie Villeneuve
Stéphanie Villeneuve

Le temps est l’une de nos ressources les plus précieuses! Avez-vous le sentiment de bien maîtriser votre gestion du temps ou y aurait-il quelques petits ajustements à apporter pour optimiser le tout? Un sondage réalisé auprès des utilisateurs de Psylio a révélé que plusieurs intervenants rencontrent des enjeux en lien avec l’organisation et la gestion du temps.

À cet effet, saviez-vous qu’il existe les 9 lois de la gestion du temps? Nous vous proposons de les aborder en faisant des liens concrets avec la réalité des intervenants psychosociaux.

“ La plupart d’entre nous passons trop de temps sur ce qui est urgent et pas assez de temps sur ce qui est important. ”

1 La loi de Parkinson

Le principe est simple : si on ne se fixe pas d'échéance, une tâche peut s’éterniser indéfiniment sans nécessairement que le résultat soit de meilleure qualité. Plus on a de temps devant nous, plus on va prendre du temps pour réaliser une tâche, ce qui peut devenir contre-productif.

Pistes d’amélioration concrètes :

  • Prendre le temps de définir un échéancier pour chaque tâche ou projet (roadmap).
  • Décortiquer les grands objectifs en plus petits objectifs de façon à définir des délais courts, mais réalistes, et ainsi pouvoir observer une progression tout en maintenant votre motivation.
  • Réviser la roadmap régulièrement pour y apporter les ajustements nécessaires.

2 La loi de Pareto

80% des résultats que l’on obtient sont produits par 20% de nos actions. C’est pourquoi il importe de prioriser nos actions en fonction de leurs apports. Cela permet d’éviter de mettre trop de temps sur des choses qui ne sont pas essentielles.

Pistes d’amélioration concrètes :

  • Lorsque vous créez votre roadmap, faites la liste des tâches qui doivent être faites et identifiez un ordre de priorité (autant par rapport au temps et à l’argent à investir).
  • À partir de cette priorisation, identifiez les 20% qui auront le plus d’impact sur l’atteinte de votre objectif.
  • Ces tâches doivent être traitées en priorité dans votre planification du temps. Vous pouvez ensuite regarder ce qui pourrait être délégué sur votre liste. Il est possible, par exemple, que vous décidiez de déléguer la prise de rendez-vous, la facturation ou encore la comptabilité.

3 La loi de Carlson

Il a été démontré que pour chaque interruption de tâche le cerveau met environ 3 minutes à se concentrer à nouveau et à recharger les informations relatives à la tâche. C’est dire qu’une tâche interrompue peut nous faire perdre beaucoup de temps, surtout lorsque nous additionnons les multiples interruptions.

Pistes d’amélioration concrètes :

  • Protégez-vous des distractions, interruptions et «voleurs de temps» comme les appels téléphoniques, les notifications d’un nouveau courriel, le collègue qui fait irruption dans votre bureau, les réseaux sociaux, etc.
  • Permettez-vous, par exemple, de couper la sonnerie du téléphone lors d’une période de rédaction, de fermer votre porte de bureau, etc.
  • Ne répondez pas aux courriels dès qu’ils arrivent, car c’est une source d’interruption. Prévoyez plutôt des moments au cours de la journée pour lire et pour répondre à vos courriels. Vous pouvez informer vos collègues de la méthode de communication à privilégier en cas d’urgence.
  • Regroupez les tâches de même nature sur une même plage horaire (méthode du «batching»). Par exemple, vous pourriez prévoir une plage horaire quotidienne pour la rédaction et la facturation.

4 La loi d'Illich

Travailler trop longtemps est contre-productif à partir d’un certain seuil. Selon les études l’attention chute au-delà de 90 minutes alors que la durée de concentration optimale est d’environ 30 à 45 minutes.

Pistes d’amélioration concrètes :

  • N’oubliez pas de faire des pauses régulièrement. La méthode Pomodoro suggère des pauses de 5 minutes toutes les 25 minutes avec des pauses plus longues après 4 blocs de travail.
  • Évitez de planifier des rencontres les unes à la suite des autres sans pauses, ne serait-ce que pour aller à la salle de bain ou prendre le temps de boire ou de manger, même de vous étirer. Un 5 minutes suffit, mais ne devrait pas servir uniquement à prendre ses messages vocaux, ses courriels ou à rédiger une note (ou une demi-note...rappelons-nous la loi de Carlson).
  • Prévoyez des blocs d’activités de 90 minutes maximum et variez les activités au courant de la journée.

Vous venez d’en apprendre davantage sur les 4 premières lois de la gestion du temps, mais ça ne s’arrête pas ici. Dans la deuxième partie de l’article La gestion du temps, une compétence essentielle pour les intervenants! (Partie 2) nous vous présentons les lois de Swoboda-Fliess-Telscher, Hofstadter, Murphy, Laborit et Fraisse qui vous permettront d’identifier d’autres.

Stéphanie Villeneuve

Spécialiste de produit, Travailleuse sociale, B.T.S.

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